Kebijakan Privasi

Pemberitahuan Privasi

Pendahuluan

Kami menggunakan Pemberitahuan Privasi ini untuk mengungkapkan praktik privasi untuk Institut Teknologi Bandung (ITB) sesuai dengan peraturan terkait, yaitu Undang-Undang Nomor 19 Tahun 2019 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik, dan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. Kami bertujuan untuk membantu Anda dalam memahami Data Pribadi apa yang Kami kumpulkan, bagaimana Kami menggunakannya, dan kontrol apa yang Anda miliki atas data tersebut. Pemberitahuan ini hanya berlaku untuk data yang dikumpulkan oleh www.itb.ac.id dan seluruh subdomainnya. Pemberitahuan ini akan menentukan hal-hal berikut:

1. Data Pribadi apa yang dikumpulkan dari situs web.
2. Bagaimana Data Pribadi dikumpulkan, digunakan, dibagikan, disimpan, dan diproses.
3. Prosedur keamanan yang diterapkan untuk melindungi data Anda.
   
4. Hak dan pilihan Anda terkait penggunaan data Anda.
5. Bagaimana Anda dapat menghubungi Kami jika terjadi masalah seperti mengoreksi ketidakakuratan pada data Anda atau meminta penghapusan Data Pribadi Anda

Harap baca Pemberitahuan Privasi berikut untuk memahami pemrosesan, pelindungan, dan hak Anda terkait dengan Data Pribadi Anda.

Tentang Kami

Institut Teknologi Bandung (ITB) adalah perguruan tinggi negeri berbadan hukum yang berada di Kota Bandung, Republik Indonesia. Misi ITB adalah menjadi perguruan tinggi yang unggul, bermartabat, mandiri, dan diakui dunia serta memandu perubahan yang mampu meningkatkan kesejahteraan bangsa Indonesia dan dunia. Untuk mencapai misi tersebut, Kami mengumpulkan dan menggunakan Data Pribadi yang Anda berikan.

 

Untuk tujuan pemberitahuan ini, Kami bertindak sebagai “Pengendali Data”. Kami berperan sebagai pihak yang akan menentukan bagaimana Data Pribadi Anda digunakan dan diproses.

 

Kami telah menunjuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumen (PPID) untuk membantu dengan persyaratan, permintaan, dan keluhan terkait Pemberitahuan Privasi dan pengumpulan serta Pemrosesan Data Pribadi Anda. Untuk detail tentang bagaimana menghubungi kami, lihat bagian Informasi Kontak di akhir pemberitahuan ini.

Data Yang Dikumpulkan

Kami memiliki akses terhadap data yang Anda berikan secara sukarela melalui email, telepon, formulir, pesan singkat, pendaftaran pengguna, dan survei.

Kami mengumpulkan jenis data sebagai berikut:

• Agama
• Akta Kelahiran
• Akta Nikah
• Akun INA
• Alamat
• Alamat Email
• Alamat IP ( Internet Protocol)
• Alamat Kantor
• Alamat Sebelumnya
• Bahasa
• Curriculum Viate (CV)
• Detail Dinas
• Detail Keluhan
• Detail Kontak
• Detail Kontak Darurat
• Detail Lamaran Pekerjaan
• Detail Pembayaran Bonus
• Detail Pembayaran Listrik
• Detail Pengecekan Latar Belakang
• Detail Pengeluaran
• Detail Penggunaan Fasilitas
• Detail Penghasilan Orangtua
• Dosen Wali
• Fakultas/Sekolah
• Gaji
• Gelar Pendidikan
• Hasil Tes Narkoba
• Ijazah SMA
• Indeks Prestasi (IP)
• Informasi Akun Bank
• Inormasi Cookie
• Informasi Keuangan
• Jabatan
• Jenis Kelamin
• Jumlah Jam Kerja
• Kartu Keluarga
• Kata Sandi Akun
• Keanggotaan Profesional
• Kelas/Tingkat
• KTM (Kartu Tanda Mahasiswa)
• KTP (Kartu Tanda Penduduk)
• Kualifikasi/Sertifikasi
• Laporan Informasi Terkait Kesehatan & Keselamatan
• Mata Kuliah yang Diampu
• Nama Belakang
• Nama Depan
• Nama Lengkap
• Nama Orangtua
• NIDK (Nomor Induk Dosen Khusus)
• NIDN (Nomor Induk Dosen Nasional)
• NIK (Nomor Induk Kependudukan)
• Nilai UTBK (Ujian Tulis Berbasis Komputer)
• NIM (Nomor Induk Mahasiswa)
• NIP (Nomor Induk Pegawai)
• NISN (Nomor Induk Siswa Nasional)
• Nominal Pensiun
• Nomor Akun (Username)
• Nomor Asuransi
• Nomor HP
• Nomor Kartu Kredit
• Nomor Kartu Kredit/Debit Perusahaan
• Nomor Paspor
• Nomor Peserta UTBK (Ujian Tulis Berbasis Komputer)
• Nomor Registrasi
• Nomor Seri Ijazah
• Nomor SPKWT (Surat Perjanjian Kerja Waktu Tertentu)
• Nomor Telepon
• NPSN (Nomor Pokok Sekolah Nasional)
• Pangkat dan Golongan
• Pasfoto
• Pembayaran BPP (Biaya Penyelenggaraan Pendidikan)
• Pembayaran Fasilitas
• Pembayaran Wisuda
• Pemindaian Retina
• Pengenalan Ucapan
• Pengurutan Keseluruhan Genom
• Penilaian Performa
• Pernyataan Bank
• Perusahaan atau Entitas
• Program Studi
• Rapor SMA
• Riwayat Dinas
• Riwayat Kejahatan
• Riwayat Kesehatan
• Riwayat Pekerjaan
• Riwayat Pendidikan dan Pelatihan
• Riwayat Pengambilan Mata Kuliah
• Riwayat Studi
• Riwayat Website
• Sidik Jari
• Sistem Pengenalan Wajah
• SK (Surat Keputusan)
• SKTM (Surat Keterangan Tidak Mampu)
• Status Perkawinan
• Surat Keterangan Penghasilan Orangtua
• Surat Rekomendasi
• Tanda Tangan
• Tanggal Lulus
• Tempat, Tanggal Lahir
• Transkrip Akademik

Bagaimana Kami Menggunakan Data Anda

Data Pribadi Anda dapat digunakan untuk tujuan berikut:

• Kustomisasi konten dan pengalaman pengguna
• Memproses identitas Anda saat Anda menggunakan situs berdomain www.itb.ac.id
  
• Pengaturan dan administrasi akun
• Melakukan polling dan survei
• Penelitian dan pengembangan internal
• Kewajiban administrasi dan hukum
• Audit internal
• Proses rekrutmen
• Pemenuhan kewajiban yang digariskan dalam setiap perjanjian dengan pengguna
• Pemenuhan kewajiban untuk kegiatan penunjang pendidikan, penelitian, dan pengabdian masyarakat
• Mengumpulkan umpan balik dan pendapat tentang layanan yang Kami sediakan
• Pemberitahuan kepada pengguna tentang perubahan layanan
• Menanggapi permintaan dan komentar Anda

Dasar Hukum Pemrosesan

Kami memproses Data Pribadi untuk tujuan sebagai berikut:

1. Tujuan kepentingan yang sah, yakni memproses Data Pribadi untuk tujuan kepentingan Kami sendiri asalkan kepentingan tersebut tidak mengesampingkan kepentingan, hak, dan kebebasan pemilik data. Kepentingan ini termasuk pemrosesan untuk tujuan penelitian, pembelajaran, dan pengembangan bisnis.
2. Kepentingan umum, yakni memproses Data Pribadi untuk kepentingan pemerintah setempat. Kepentingan ini adalah kepentingan yang berkaitan dengan sensus dan administrasi yang akan dilaporkan ke pemerintah.
3. Kepentingan vital, yakni pemrosesan yang dilakukan karena berkaitan dengan kebutuhan akan kesehatan untuk bertahan hidup. Kepentingan ini berkaitan dengan Pemrosesan Data untuk administrasi kesehatan.
4. Kontrak, yakni pemrosesan yang dilakukan berdasarkan kontrak. Kontrak yang dimaksud adalah seperti kontrak pegawai, kontrak peneliti, dan sebagainya. Subjek Data harus menjadi bagian dari kontrak agar pemrosesan ini dapat dilaksanakan.
5. Persetujuan, yakni pemrosesan yang dilakukan setelah mendapatkan izin atau Persetujuan untuk memproses data untuk tujuan tertentu. Sehingga dibutuhkan dokumentasi dan bukti pemrosesan karena termasuk pada Persetujuan yang telah dikumpulkan secara tertulis. Untuk Pemrosesan Data berdasarkan Persetujuan, Anda memiliki hak untuk menarik Persetujuan pemrosesan untuk tujuan tertentu, dengan mengisi formulir pengajuan keberatan di halaman https://ppid.itb.ac.id/keberatan.

Pengaksesan Data Spesifik

Untuk dapat mengakses situs sepenuhnya, Anda dapat mengakses menggunakan akun INA yang dapat dimiliki oleh mahasiswa, staf/dosen yang memiliki NIP, staf/dosen/peneliti yang tidak memiliki NIP, dan tamu. Untuk melakukan registrasi akun INA, kunjungi https://dti.itb.ac.id/layanan-akun-ina.  Data tertentu akan dikumpulkan selama proses ini, termasuk nama dan alamat email Anda. Data ini digunakan untuk menghubungi Anda, menyarankan Informasi yang sesuai, dan meningkatkan pengalaman pengguna Anda.

Untuk keperluan administrasi ke kementerian terkait yakni Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset dan Teknologi Republik Indonesia, sebagai pengguna atau tamu terdaftar, Data Pribadi Anda akan diberikan berupa nama, jabatan, program studi, NIM/NIP, dan mata kuliah yang diambil/diampu.

Data Pribadi dapat digunakan tanpa sepengetahuan atau Persetujuan dalam situasi ketika diwajibkan atau diizinkan secara hukum, atau ketika Data Pribadi telah dianonimkan atau disamarkan sehingga tidak lagi dikaitkan dengan Subjek Data. Hal ini menyatakan bahwa Kami telah menghapus Informasi pengenal pribadi sehingga data yang Kami berikan tidak dapat dikaitkan kembali dengan Anda sebagai individu.

Bagaimana Kami Membagikan Data Anda

Data Pribadi dapat dibagikan dengan pemangku kepentingan sesuai dengan peraturan hukum.

Data Pribadi juga dapat dibagikan dengan pihak ketiga ketika diperlukan untuk memberikan layanan kepada pengguna, dan/atau untuk kepentingan sah lainnya. Pihak ketiga termasuk penyedia layanan, penasihat profesional, dan mitra lainnya.

Pihak ketiga yang dapat mengakses Data Pribadi memenuhi layanan berikut: layanan keuangan dan asuransi, layanan teknologi Informasi, layanan konsultasi, layanan penunjang kegiatan belajar dan mengajar, layanan pengabdian masyarakat, dan layanan penelitian. Pihak-pihak ini tidak menyimpan, membagikan, atau menggunakan Data Pribadi di luar tujuan yang ditentukan untuk memenuhi layanan.

Kami hanya membagikan data demografis gabungan dengan mitra dan vendor Kami. Data ini tidak terkait dengan identitas setiap pengguna individu.

Dimana Kami Memproses Data Anda

Jika Anda mengunjungi seluruh situs ITB dari luar Republik Indonesia, ketahuilah bahwa Anda mengirimkan Informasi pribadi ke server Kami yang berlokasi di Republik Indonesia.

Dalam keadaan tertentu, Data Pribadi Anda yang Kami kumpulkan dapat ditransfer ke negara lain untuk berbagai tujuan yang diuraikan di bawah ini.

Kami telah menerapkan langkah-langkah dan kontrol keamanan untuk memastikan data tetap terlindungi dengan tepat di yurisdiksi atau kewenangan persyaratan kontrak dan perjanjian transfer data.

Berapa Lama Kami Menyimpan Data Anda

Kami hanya akan menyimpan Data Pribadi selama yang diperlukan untuk memenuhi tujuan pengumpulannya. Data Pribadi juga dapat disimpan untuk waktu yang lebih lama jika hanya untuk tujuan pengarsipan untuk kepentingan publik, tujuan penelitian ilmiah atau sejarah, atau tujuan statistik. Saat menentukan durasi retensi yang sesuai, Kami mematuhi persyaratan hukum yang relevan, yaitu Undang-Undang Nomor 19 Tahun 2019 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik, Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional, Peraturan Pemerintah RI Nomor 65 Tahun 2013 Tentang Statuta Institut Teknologi Bandung. Lihat Kebijakan Retensi Data Kami untuk detail periode Penyimpanan Data.

Bagaimana Kami Melindungi Data Anda

Mengamankan data Anda adalah prioritas bagi Kami, baik saat dalam jaringan (daring) maupun luar jaringan (luring). Kami telah menerapkan pengamanan yang tepat untuk mencegah Data Pribadi hilang, disalahgunakan, diakses, diubah, atau diungkapkan oleh pihak yang tidak berwenang.

Kami mengumpulkan Data Pribadi Anda saat melakukan aktivitas di seluruh situs milik ITB. Data ini dienkripsi dan diamankan selama transmisinya. Akses web yang aman dapat diverifikasi dengan ikon kunci di bilah alamat browser internet Anda dan dengan menggunakan "https" di awal alamat web, di mana "s" menunjukkan koneksi yang aman.

Pegawai dan pihak ketiga hanya diberikan Data Pribadi berdasarkan kebutuhan untuk mengetahui dengan jumlah minimum yang mereka perlukan untuk menyelesaikan pekerjaan spesifik mereka. Semua pegawai juga tunduk pada perjanjian kerahasiaan dan menjalani pelatihan tahunan tentang penanganan data sensitif yang benar.

Prosedur telah dikembangkan dan diuji untuk menangani potensi pelanggaran data. Prosedur ini dirancang untuk memastikan individu dan regulator yang terkena dampak diberitahu tentang pelanggaran dan kerusakan dapat diminimalkan.

Penggunaan Cookie

Cookie digunakan di www.itb.ac.id untuk berbagai tujuan. “Cookie” ini adalah elemen data yang disimpan di penyimpanan Anda yang memungkinkan Kami untuk meningkatkan penggunaan situs web Kami untuk Anda. Dengan menggunakan cookie, Anda tidak perlu masuk dengan kata sandi lebih dari satu kali dari browser yang sama, sehingga menghemat waktu Anda saat mengakses situs Kami. Selain itu, Kami menggunakan cookie untuk mengiklankan produk berdasarkan riwayat penggunaan Anda, menyimpan dan mengelola preferensi Anda di situs web, mengaktifkan konten, dan secara umum menganalisis penggunaan Anda. Penggunaan cookie dapat ditautkan ke Data Pribadi Anda di situs web. Untuk Informasi lebih lanjut, lihat kebijakan cookie Kami.

Hak Anda terkait Data Pribadi Anda

Kami bertujuan untuk menjaga data yang akurat dan aktual. Jika terdapat perubahan pada Data Pribadi Anda (misalnya pindah alamat), harap beri tahu Kami tentang perubahan apa pun melalui email ke ppid@itb.ac.id atau WhatsApp +62-821-1910-1920.

Dalam kasus tertentu, Anda memiliki hak untuk hal-hal berikut:

• Meminta semua data yang telah Kami kumpulkan tentang Anda, jika ada.
• Meminta koreksi terhadap Data Pribadi Anda yang telah Kami kumpulkan.
• Meminta Kami menghapus Data Pribadi ketika tidak ada kebutuhan yang sah bagi Kami untuk terus memprosesnya.
• Menolak Pemrosesan Data Pribadi.
• Meminta transfer Data Pribadi Anda.
• Memilih tidak menerima pesan dari kontak dengan Kami setiap saat.
• Menyatakan kekhawatiran apa pun tentang data yang Kami kumpulkan tentang Anda.

Untuk menggunakan hak-hak ini, silakan hubungi Kami melalui email, surat, atau Informasi telepon yang disediakan di bawah di bagian "Informasi Kontak".

Pranala Luar

Di situs web Kami, Anda mungkin menemukan tautan ke situs web lain. Ketahuilah bahwa Kami tidak bertanggung jawab atas konten atau praktik privasi dari situs lain tersebut. Kami mendorong semua pengguna untuk membaca Pemberitahuan Privasi dari situs lain yang mengumpulkan Data Pribadi Anda.

Informasi Kontak

Untuk pertanyaan, masalah, atau permintaan untuk menggunakan hak Anda yang diuraikan dalam Pemberitahuan Privasi ini, silakan hubungi Kami melalui email di ppid@itb.ac.id, telepon di +62-821-1910-1920, atau kirim surat kepada Kami di Kantor Sekretaris Institut Institut Teknologi Bandung.

Gedung Rektorat ITB, Jalan Tamansari No. 64, Bandung, Jawa Barat 40132.

Perubahan Pemberitahuan Privasi

Pemberitahuan Privasi ini terakhir diperbarui pada Oktober 2022.

Setiap perubahan pada Pemberitahuan Privasi ini dapat ditemukan di situs web Kami.

_____________________________________________________________________

Ditetapkan di Bandung pada tanggal:

INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG

REKTOR